未移交也未妥善保管 丢失档案应赔偿
【案例】1974年，秋香（化名）从某油漆厂对调到某棉纺公司做挡车工。1984年秋天，秋香到下属的劳动服务公司工作。休事假约2个月后，从1984年12月起，秋香一直未到单位上班。1986年6月17日，某棉纺织公司以秋香旷工已达20个月为由，对其作出除名决定。但是，某棉纺织公司的除名决定没有以书面形式通知秋香。
2004年3月1日，某棉纺公司出具内容为“根据职工离职登记簿，秋香于1986年6月18日被公司除名”的便签。秋香以此为证据，向邯郸市劳动争议仲裁委员会申请仲裁。该仲裁委以超过仲裁时效为由，作出了不予受理的通知书。2004年3月18日，秋香向法院提起诉讼，被驳回。秋香提起上诉。2008年，邯郸市中级人民法院判决，驳回上诉，维持原判。期间，某棉纺公司因被依法宣告破产，某棉纺公司破产清算组接管相关事务工作。
2012年3月12日，秋香以某棉纺公司破产管理组（以下简称“破产管理组”）为被申请人，向邯郸市劳动仲裁委员会申请仲裁，要求办理转移职工档案、赔偿丢失职工档案损失等，该仲裁委作出《（2012）笫69号不予受理通知书》。秋香不服诉至丛区台人民法院，要求：1. 破产管理组将秋香的档案依法交由法定部门保管；2. 如破产管理组将秋香档案丢失，要求破产管理组向社保部门补办档案并赔偿损失30万元。
破产管理组则认为，本案不属于民事案件受理范围，且已经超过诉讼时效。
【说法】一审法院认为，依据劳动争议司法解释（二）第五条和《最高人民法院关于人事档案被原单位丢失后当事人起诉原用人单位补办人事档案并赔偿经济损失是否受理的复函》的规定，该案属于法院民事案件受理范围。
关于时效问题。用人单位有妥善保管和移转职工档案的义务，当丢失档案的情况发生时，秋香的权利被侵害的事实处于持续状态，劳动者要求用人单位承担转档义务或补办档案及相关证明义务的请求并不存在诉讼时效问题。
关于移交档案。单位在将秋香除名之后，未依照法定程序将其档案送至有关部门。由于破产管理组至今未提供秋香人事档案的下落和线索，导致秋香的人事档案处于下落不明状态，破产管理组对此存在过错，秋香档案丢失的责任应由破产管理组承担，因此秋香要求破产管理组承担责任的诉讼请求予以支持。秋香在被除名后长时间没有向用人单位主张权利，致使损失扩大，因此秋香也应当承担一定的责任。关于具体赔偿数额，法院根据秋香目前实际生活状况、工作年限，结合邯郸市居民最低生活保障标准以及破产管理组的过错程度等因素酌情考虑，应为5万元为宜。
一审法院作出（2012）丛民初字第2841号民事判决，破产清算组于本判决生效之日起三十日内为秋香补办人事档案，如不能补办，则在本判决生效之日起十日内一次性支付丢失人事档案的经济损失5万元。
判后，秋香、破产清算组均不服，向二审邯郸市中级人民法院提起上诉。
破产清算组的主要上诉理由是：秋香没有证据证明其劳动档案丢失，应承担举证不能的不利后果；即使秋香存在劳动档案，也没有单位接收，一审法院判决破产清算组移交档案客观上无法执行；一审判决赔偿秋香丢失档案的经济损失5万元依据不足。请求改判驳回秋香的诉讼请求。
二审法院认为，秋香于1986年被单位除名，根据《企业职工档案管理规定》，某棉纺公司应在规定时间内将档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动组织人事部门。单位没有依照程序将秋香的劳动档案转交有关单位和其户口所在地的街道劳动（组织人事）部门，又没有妥善保管，导致秋香的劳动档案处于下落不明状态，某棉纺公司存在过错。根据《最高人民法院关于人事档案被原单位丢失后当事人起诉原用人单位补办人事档案并赔偿经济损失是否妥理的复函》，保存档案的企事业单位，违反关于妥善保存档案的法律规定，丢失他人档案的，应当承担相应的民事责任。
关于破产清算组称没有单位接收问题，根据《企业职工档案管理规定》，企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所在单位一个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动（组织人事）部门，邯郸破产清算组上诉称即使档案存在也没有单位接收的理由与法有悖。
2014年5月28日，二审法院作出（2014）邯市民二终字第296号民事判决书：驳回上诉，维持原判。
【提醒】1992年由劳动部、国家档案局颁发的《企业职工档案管理工作规定》，尽管有些内容规定与现行主要做法不完全一致，但仍是有效的部委规章。《企业职工档案管理规定》第18条规定，企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动（组织人事）部门。我国《劳动合同法》第50条第1款规定，用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或终止劳动合同的证明，并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。
职工档案转移手续纠纷属于劳动争议，人民法院应依法受理。《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释（二）》第五条规定，劳动者与用人单位解除或者终止劳动关系后，请求用人单位……办理劳动者的人事档案、社会保险关系等移转手续产生的争议，经劳动争议仲裁委员会仲裁后，当事人依法起诉的，人民法院应予受理。
请求补办档案、赔偿损失的作为民事案件受理。《最高人民法院关于人事档案被原单位丢失后当事人起诉原用人单位补办人事档案并赔偿经济损失是否受理的复函》［（2004）民立他字第47号］，保存档案的企事业单位，违反关于妥善保存档案的法律规定，丢失他人档案的，应当承担相应的民事责任。档案关系人起诉请求补办档案、赔偿损失的，人民法院应当作为民事案件受理。
档案记载优于身份证单位解约被判经济补偿
【案例】职工曹环（化名）的身份证记载的出生日期是1963年5月27日。2013年5月31日，用人单位唐山某实业有限公司以职工达到法定退休年龄，与曹环解除劳动合同。但是，曹环档案记载出生日期是1964年5月27日，与身份证上的记载相差一年，社会保险机构认为应根据职工档案记载年龄办理退休手续，因此曹环未能办理退休手续和享受退休待遇。曹环解除劳动合同前的月工资为2100元。
曹环因此向遵化市劳动争议仲裁机构提起劳动仲裁，之后，曹环又诉至遵化市人民法院，要求认定用人单位解除劳动合同违法，应给予经济补偿；按期为曹环缴纳养老保险、医疗保险、失业保险、生育保险、工伤保险、住房公积金。
【说法】一审法院审理查明，1985年曹环到县钢铁厂工作。2000年3月，县钢铁厂进行改制变更为唐山某实业有限公司。2009年7月1日，双方签订无固定期限合同，曹环在公司担任水泵操作员。曹环的居民身份证记载出生日期为1963年5月27日，劳动档案记载出生日期为1964年5月27日。根据《关于制止和纠正违反国家规定办理企业职工提前退休有关问题的通知》（劳社部发（1999）8号）的规定，应以曹环档案记载的出生日期即1964年为准，办理退休手续。因曹环身份证记载出生日期与档案记载的出生日期不符，公司与曹环均存在过错，公司以曹环身份证记载出生日期达到退休年龄与其解除劳动合同，未违反法律规定，但曹环因未达到企业档案记载的退休年龄不能领取养老金，公司依法应予以补偿。现曹环工作已满28年，要求支付补偿金40343.28元，未超出法律规定的标准，法院依法予以支持。曹环要求被告补交社会保险费，追缴社会保险属于社会保险行政部门的职责，不属于法院受理民事案件的范围，故曹环该诉讼请求，依法不予支持。
一审法院作出（2013）遵民初字第3445号民事判决：公司向曹环支付补偿金40343.28元。驳回曹环的其他诉讼请求。
公司不服，向二审唐山市中级人民法院提起上诉。
二审法院认为，对职工出生时间的认定，实行居民身份证与职工档案相结合的办法。当本人身份证与档案记载的出生时间不一致时，以本人档案最先记载的出生时间为准。曹环于2014年5月26日才达到法定退休年龄。曹环的劳动档案存放于公司处，公司对这一情况应知晓，但公司仍在2013年5月与被上诉人解除劳动合同，根据《劳动合同法》第40条、47条的规定，公司应支付经济补偿金，原审判决并无不妥。
2014年4月11日，二审法院作出（2014）唐民一终字第238号终审判决：驳回上诉，维持原判。
【提醒】《关于制止和纠正违反国家规定办理企业职工提前退休有关问题的通知》［劳社部发（1999）8号］第二条第二款规定：“对职工出生时间的认定，实行居民身份证与职工档案相结合的办法。当本人身份证与档案记载的出生时间不一致时，以本人档案最先记载的出生时间为准。要加强对居民身份证和职工档案的管理，严禁随意更改职工出生时间和编造档案。”根据该规定，社会保险行政机关在办理职工社会保险事务中，关于职工的出生时间，职工档案的记载内容具有一定的优先效力。
